1                PERSONVERNERKLÆRING

Rederikonferansen er opptatt av at du forstår hvordan vi håndterer data om deg. I denne personvernerklæringen forklarer vi deg blant annet:

  • hvilke personopplysninger vi samler inn når du deltar på våre kurs og konferanser,
  • hva vi bruker dem til og
  • hvilke rettigheter du har.

1.1                  Hva er en personopplysning?

Personopplysninger er enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk person som for eksempel navn, postadresse, e-postadresse, påmelding og mobilnummer.

1.2                  Hvem er behandlingsansvarlig?

Rederikonferansen ved Jon Rune Nygård (styreleder) er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger når du melder deg på og deltar på vår konferanse. Det innebærer at vi har hovedansvaret for å følge personvernreglene.

Et selskap som behandler data på vegne av oss kalles en databehandler. Når vi bruker en databehandler sørger vi for å ha databehandleravtaler med dem som regulerer hvordan de kan behandle dataen de får tilgang til.

1.3                  Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi samler inn følgende kategorier personopplysninger:

  • Kontaktopplysninger (navn, adresse, tittel, e-postadresse, telefonnummer)
  • Arbeidsgiver
  • Fødselsdato
  • Samtykke
  • Påmeldingsinformasjon (påmelding, allergier osv.)
  • Kjøps- og fakturainformasjon (kjøp, kontonummer mv.)
  • Interesser (registrerte interesseområder)

1.4                  Hvordan får vi personopplysninger om deg?

Vi samler inn opplysninger på flere måter:

  • Vi mottar personopplysninger direkte fra deg når du melder deg på kurs og konferanser. Disse opplysningene er nødvendige for at vi skal kunne levere den tjenesten du har bestilt eller for å kunne følge opp dine henvendelser.
  • Vi mottar personopplysninger indirekte fra deg når du benytter deg av våre tjenester, f.eks. våre nettsider e.l.. Disse opplysningene er viktige for å kunne forbedre og tilpasse de tjenestene som vi tilbyr deg.
  • Vi mottar personopplysninger fra andre kilder når du kommer i kontakt med våre samarbeidspartnere eller dersom dine opplysninger er offentlig tilgjengelige (eks. på internett). Disse opplysningene er viktige for at vi skal kunne forbedre og tilpasse de tjenestene vi tilbyr deg.

Det er selvsagt frivillig å dele dine personopplysninger til oss. Visse opplysninger kan imidlertid være nødvendige for å kunne fakturere eller gjennomføre konferansen.

1.5                  Hva bruker vi personopplysninger til og hva er det rettslige grunnlaget?

Vi samler inn og bruker personopplysninger til følgende formål:

  • administrere påmeldinger til våre kurs og konferanser,
  • gjennomføre våre kurs og konferanser, herunder legge til rette for deltagere med særskilte behov (matallergier mv.),
  • gjennomføre markedsundersøkelser og analyser i forbindelse med kursutvikling og
  • profilering av samarbeidspartnere og fremtidige arrangement.
  • tilbyr mulighet for faglige diskusjoner mellom deltakere, mellom konferansene.

Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen 6 (1) b), at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale som den registrerte er part i (vilkårene for konferansen), eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse.

Ved behandling av informasjon om matallergi og funksjonsnedsettelse ber vi om uttrykkelig samtykke. Personvernforordningen 9 (2) a) gir oss derfor et supplerende rettslig grunnlag for denne behandlingen.

1.6                  Hvordan sikrer vi personopplysninger?

Vi har etablert rutiner og tiltak for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til personopplysningene dine og at de ikke urettmessig blir endret eller slettet. All behandling av opplysningene for øvrig skjer i tråd med gjeldende rett.

1.7                  Hvem deler vi personopplysninger med?

For å kunne levere Tjenestene til deg, bruker vi flere tjenester levert av tredjeparter. Dette innebærer at enkelte av disse tredjepartene (Kvale advokatfirma, Symbio Consult AS, Nye Giske Havfiske AS, Norsk Design & Webtjenester AS) behandler opplysninger om deg på våre vegne. Vi deler også kontaktinformasjon med våre egne medlemmer for å kunne følge deg opp i etterkant.

1.8                  Hvordan overfører vi personopplysninger til andre land?

Vi overfører ikke personopplysningene dine til land og/eller organisasjoner utenfor EU/EØS.

1.9                  Hvor lenge lagrer vi personopplysninger?

Vi lagrer dine personopplysninger så lenge det er nødvendig for oppfyllelsen av de overnevnte formålene med behandlingen av opplysningene. Dette gjelder likevel ikke dersom lagring er lovpålagt i en lengre periode enn det formålet tilsier.

Informasjon om påmelding og gjennomføring av konferansen lagres frem til konferansen er gjennomført og vi har gjennomført analyser mv. Kontaktopplysninger og annen informasjon vi trenger for å følge deg opp mellom konferansene lagrer vi så lenge det er nødvendig for å levere deg de tjenester som Rederikonferansen tilbyr.

1.10              Hvilke rettigheter har du?

Personvernlovgivningen gir deg en rekke rettigheter. Du kan kreve:

  • Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg.
  • Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.
  • Korrigering. Retting og supplering av opplysningene vi har om deg.
  • Sletting. Be om sletting av opplysninger som vi ikke lenger har grunnlag for å oppbevare.
  • Begrensning. Be om at vi begrenser bruken av dine opplysninger.
  • Dataportabilitet. Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
  • Innsigelse. Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Du kan også motsette deg å være gjenstand for individuelle avgjørelser av rettslig karakter som utelukkende er automatisert.
  • Klage. Dersom du mener vi ikke følger denne personvernerklæringen eller gjeldende lovgivning kan du klage til Rederikonferanse, eller eventuelt til Datatilsynet.

Rettighetene kan være begrenset ifølge lov. Ta kontakt med oss hvis du ønsker å utøve dine rettigheter eller ønsker informasjon om hvilke begrensninger som gjelder. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og som hovedregel innen én måned.

1.11              Hvordan bruker vi informasjonskapsler (cookies)?

Vi bruker informasjonskapsler (“cookies”) og lignende teknologier på våre nettsider. Disse hjelper oss å tilpasse innholdet særskilt for deg. Du kan lese mer om hvordan vi bruker cookies og hvordan du kan endre innstillingene i din nettleser mv. her.

1.12              Hvordan kommer du i kontakt med oss?

Dersom du ønsker å be om innsyn, retting eller sletting mv, eller har spørsmål til hvordan vi behandler dine personopplysninger kan du kontakt oss ved å sende en e-post til gdpr@rederikonferansen21.no.